DATEV schreibt im "DATEV magazin 2019/01": "Steuerberatungskanzleien werden zunehmend digitaler. Das erleichtert Prozesse und beschleunigt Abläufe. Für eine erfolgreiche Arbeitsweise sollten Sie zunächst den größten Zeitfresser — den Rechnungsversand — digital umstellen.
Rechnungen müssen gedruckt, gefaltet und kuvertiert werden. Wenn nun Rechnungsaus- und -eingang digitalisiert sind, können die frei gewordenen Kapazitäten anderweitig sinnvoll genutzt werden. Ein weiterer Vorteil: Die Rechnung geht umgehend und sicher beim Mandanten ein. Im ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kann sie sogar direkt automatisch verbucht werden. In einer immer schneller agierenden Wirtschaft ist diese Beschleunigung ein Garant für Wettbewerbsfähigkeit. Immer mehr Kanzleien und Unternehmen erkennen dieses Einsparpotenzial für sich und nutzen den digitalen Rechnungsversand.
Elektronische Rechnungen lassen sich ohne viel Aufwand in den Kanzleiprozess integrieren. Um den Umstieg auf die digitale Rechnungsschreibung so einfach wie möglich zu gestalten und den Aufwand möglichst gering zu halten, empfiehlt sich eine schrittweise Umstellung. Wenn Sie mit einer bestimmten Leistungsart oder einer übersichtlichen Kundengruppe beginnen, lassen sich erste Erfahrungen sammeln und im Anschluss in größeren Bereichen schneller implementieren.
Zwei Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands:
Setzen Sie in Ihrer Kanzlei Unternehmen online ein, können Sie die Ausgangsrechnungen an Ihre Mandanten direkt in den Mandantenbestand übertragen. Anderenfalls können Sie Ausgangsrechnungen einzeln oder im Serienversand per E-Mail an Ihre Mandanten verschicken. In beiden Fällen können Sie entscheiden, in welchem Format die elektronischen Rechnungen versandt werden sollen: ZUGFeRD-Rechnungen mit einem standardisierten Rechnungslayout zur automatischen Verbuchung beim Mandanten oder PDF-Rechnungen mit Ihrem Kanzleibriefkopf. Damit Rechnungen digital versendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Wenn der Mandant Ihre Rechnung in elektronischer Form erhalten möchte, muss er aus Sicht der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) auf die Schriftform- und Unterschriftserfordernis des §9 Abs. 1 StBVV verzichten. Aus Beweisgründen wird empfohlen, den Verzicht mit dem Mandanten schriftlich festzuhalten. Soll die Rechnung per E-Mail versandt werden, muss eine vertrauliche E-Mail Kommunikation sichergestellt werden. Der Steuerberater ist verpflichtet, die Mandantendaten zu schützen. Das bedeutet, die E-Mail wird verschlüsselt versendet und ist gesetzeskonform aufzubewahren. Mit DATEV E-Mail-Verschlüsselung in Verbindung mit DATEVnet unterstützen wir Sie bei der vertraulichen und sicheren E-Mail-Kommunikation.
Wenn Sie DATEV Eigenorganisation compact/classic verwenden, müssen Sie die Rechnungsschreibung auf die aktuelle Rechnungsausgabe umgestellt haben. Ansonsten können die Rechnungen nicht digital verschickt werden."
Quelle: DATEV Trialog Magazin 01/2019
Wem die E-Mail-Verschlüsselung zu umständlich ist, für den haben wir mit der dbc OwnCloud eine supergünstige und sehr einfache Alternative.