Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken: Allein im Jahr 2015 wurden rund 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt. Seit dem 01.01.2015 stehen Firmen gesetzlich in der Pflicht, solchen E-Mail-Verkehr manipulationssicher zu archivieren. Um diesen rechtlichen Anforderungen nachzukommen, sind Unternehmen dazu übergegangen, die gesamte elektronische Korrespondenz zu speichern. Dieses Vorgehen ist jedoch datenschutzrechtlich nicht ganz unbedenklich, denn nicht jede E-Mail darf archiviert werden.
Das Problem ist die Privatkorrespondenz der Mitarbeiter: Ist den Angestellten am Arbeitsplatz die private E-Mail-Nutzung gestattet, gilt der Arbeitgeber vor dem Gesetz als Telekommunikationsanbieter. Damit unterliegt er dem Bundesdatenschutzgesetz, das es ihm verbietet, private Nachrichten zu archivieren. Den E-Mail-Verkehr vor der Archivierung entsprechend zu filtern, stellt einen kaum lösbaren administrativen Aufwand dar. Eine Möglichkeit ist, private E-Mail-Korrespondenz am Arbeitsplatz vollständig zu untersagen oder dazu die Nutzung externer E-Mail-Dienste vorzuschreiben. Beide Optionen sollten schriftlich festgehalten werden.
Nach entsprechenden Vorkehrungen sollte ein E-Mail-Archivierungssystem implementiert werden, welches automatisch Kopien aller E-Mails verschlüsselt und zentral in einem Archiv ablegt. Augenmerk sollte dabei auf Effizienz und hoher Benutzerfreundlichkeit liegen. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, WebAccess sowie mobile Geräte auf ihr Postfach zugreifen. Gleichzeitig entlastet das Archivierungssystem den Server enorm, da keine doppelten Kopien abgelegt werden. Der benötigte Speicherplatz reduziert sich so um bis zu 70 Prozent, was den Aufwand für Backups und Restores stark reduziert. Damit fügt sich das E-Mail-Archivierungssystem auch in das Konzept der Business Continuity ein, das aktuell immer stärker an Bedeutung gewinnt – vor allem in Hinblick auf Ransomware-Angriffe und Cyberkriminalität.
Quelle: Ebertlang
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