Zeit sparen mit digitaler Unterschrift & DMS-Integration - Ein Erfahrungsbericht von Steuerberater Daniel Haupenthal

Bisher bekamen unsere Mandanten z.B. die fertige Steuererklärung klassisch per Mail. Sie haben diese dann ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Dass dieser Workflow nicht gerade optimal ist, wussten wir schon länger. Wir wollten eine einfache Möglichkeit haben, unsere Dokumente digital bereitzustellen und sicher zu unterschreiben.  

Unser DATEV Solution Partner Keuthen AG hat uns hierzu tatkräftig unterstützt und uns die Lösung des Herstellers signotec vorgestellt.

Mit signoSign/Universal können PDF-Dokumente Kanzlei- und Mandantenseitig mühelos und rechtssicher von jedem internetfähigen Touch-Gerät per Webanwendung unterschrieben werden.

Dafür versenden wir einen vom System generierten Link, per Mail an unseren Mandanten. Unser Mandant öffnet dann diesen Link und bekommt in einem separaten Browserfenster das bereitgestellte Dokument angezeigt. Dieses Dokument kann er dann bequem mit Finger, Stift oder der Maus unterschreiben.

Mit der neuen Version und Oberfläche von signoSign/Universal wird uns die Arbeit sogar noch einfacher gemacht, da wir benachrichtigt werden, sobald ein Dokument vom Mandanten unterschrieben oder geändert wurde.  

Für ähnliche Dokumente, wie z.B. Steuererklärungen, können wir mit Vorlagen automatisch Unterschriftenfelder an die richtige Stelle setzen lassen. Der Arbeitsaufwand verringert sich dadurch nochmals und das Dokument kann direkt dem Mandanten zur Unterzeichnung freigegeben werden. 

Workflows machen es möglich, dass ein Dokument nacheinander von mehreren Personen unterschrieben werden kann. Die Weiterleitung funktioniert vollautomatisch und das Dokument kommt zum Schluss vollständig unterschrieben wieder zu uns zurück. 

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